צילום פוסט: מעטפות מעופפות | © Gerd Altmann ב-Pixabay
כבר באמצע שנות ה-1990, לרוב המבוגרים בעולם המערבי היה כנראה חשבון דוא"ל משלהם, שמעולם לא נועד על ידי המפתחים המקוריים. כיום, משתמשים לרוב מקבלים את החשבונות הללו מהמעסיק או מחברת הטלפון שלהם, חלקם, במיוחד אנשים צעירים יותר, פשוט משתמשים בהצעות מבוססות האינטרנט, ולפני שאתה יודע זאת, יש לך יותר חשבונות דואר אלקטרוני משלך ממה שאתה באמת יכול להשתמש בהם בצורה הגיונית.
אנשים שמבינים באינטרנט במיוחד מהר מאוד השתמשו גם בדומיינים משלהם ובכך בחשבונות הדואר האלקטרוני שלהם ובכך העשירו את עולם הדואר האלקטרוני מאוד. ישנם גם שירותים המציעים למשתמשים כתובות דואר אלקטרוני זמניות לכל אירוע.
אבל לא על זה עוסק המאמר הזה בכלל, הוא עוסק איך נעשה שימוש לרעה בדואר האלקטרוני מלכתחילה על ידי שימוש יותר ויותר בחשבונות דואר אלקטרוני ובתוכנות לניהול ותיוק דואר אלקטרוני, מה שהיום אפילו מוביל לכך שחלק מהספקים מציעים תוספת שירותים, כגון אחסון אוטומטי ו"תמיד" נכון "לפי החוק" של כל הודעות הדואר האלקטרוני שהתקבלו ונשלחו אי פעם - מה שגורם אך ורק לבזבוז עצום של משאבים ואנרגיה.
יחד עם זאת, צריך לזכור מה נהג לעשות עם המכתבים, המברקים או הפקסים שקיבל - ואולי גם היום. מעטים מאוד מאיתנו פיתחו מערכת תיוק לכך ותחזקו אותה במשך שנים. היו אלה בעיקר מכתבי אהבה שנעלמו צרורים במגירות וגרמו ליורשים לחייך עשרות שנים מאוחר יותר. חלק מהמכתבים שנאספו אפילו נכנסו לארכיון ספרותי, כמו זה במרבך אם נקר.
אז למה שתרצה או תצטרך לשמור כל אימייל שאתה שולח או מקבל - חלקם אפילו שומרים את הטיוטות שלא נשלחו - בתיבת הדואר הנכנס שלך היום ולשמור אותו לנצח? שטח האחסון של 2 ג'יגה-בייט השמורים לתיבת דואר רגילה כבר בקושי מספיק, וכעת נשמר שטח אחסון שעבר בהרבה כל מידה אפשרית. הסיבה לכך יכולה להיות שרבים משתמשים בתוכנות הדואר האלקטרוני שלהם כחזירי חלב צמר מטילים ביצים, ובעניין זה אין להם שום התלבטות לגבי אחסון והעברת הנתונים המאוד אישיים שלהם או סודות אחרים ורעיונות משלהם, שלא לדבר על סודות מסחריים. .
זה יהיה כל כך קל לבדוק את הרלוונטיות של הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו והתקבלו, ובמידת הצורך, כקובץ נפרד באחד תיבת הערות או מקום אחסון מתאים אחר. ואם אז יהיה לך האומץ למחוק הודעות דואר אלקטרוני לא רלוונטיות מיד, בהחלט יכול לקרות שהעבודה שלך יכולה להתבצע בצורה הרבה יותר רגועה ובעיקר מאורגנת יותר. אני משוכנע בתוקף שעם ניהול מידע אישי מתאים, העבודה של האדם יכולה להתבצע בצורה הרבה יותר יעילה ובסופו של דבר יעילה יותר. הטריק הקטן הזה גם חוסך לכם יועץ כזה או אחר ורכישת אינספור ספרי ניהול או קורסים מקוונים.
"אתה הולך לכתוב הרבה. עשה זאת היטב. שיחות טלפון ו-hangouts אינם מתקדמים. פנים אל פנים יקר לקבוצות מבוזרות ולכן נדיר. כלים בזמן אמת כמו IRC ו-Slack פוגעים באנשים באזורי זמן של מיעוטים. וכך, בקהילה מקוונת, סביר להניח שהדרך העיקרית שלך לתקשר תהיה דוא"ל. מה שאומר שאתה צריך להיות טוב בזה. קחו את הזמן לכתוב בזהירות, מלאה ומדויקת. ומכיוון שטקסט הולך לעשות כל כך הרבה מהמשימות הכבדות התקשורתיות שלך, שקול להיות קצת יותר מפורש לגבי שליחת אותות רגשית ממה שאתה עשוי להיות אחרת. ("אני שמח...", "זה עצוב...", "אני אסיר תודה")."
סו גרדנר, מדריך קטן לעבודה עם קהילות מקוונות (21. מרץ 2016)
